會議 應該是富有成效的。您應該激發想法，並得出一些結論，以有效解決任何問題。但是，如果召開太多會議，那麼您的效率就會降低。你幾乎沒有時間做你指定的任何工作，因為你為了各種「會議」的目的而與人會面。
我們應該召開這次會議嗎？ （資訊圖表決策樹）
這是許多公司面臨的問題，人們進出會議來解決許多問題。然而，這導致“會議”本身成為一個問題。
與其花時間參加沒有成效的平凡會議，重要的是在召開會議之前，我們應該問它是否有必要。
如果您對召開會議有疑問，您應該問自己這些問題，以確定會議的目的是否真誠且富有成果。否則這將是一個浪費時間的練習。
- 您應該想到的主要問題是該主題是否值得召開會議？如果即使在聚會之後也沒有得出結論，那麼你可能應該完全跳過它。
- 如果這個話題很重要，是否可以透過不開會的方式合作解決？如果可以透過協作來獲得解決方案，您可以選擇快速線上聊天或進行調查，或在 PM 工具上協作完成任務。
- 如果這個主題不能透過協作解決，那麼你需要評估是否需要所有成員的參與或可以限制參與的群體？
- 如果需要，您可以限制參加會議的人員或呼叫所有成員。如果該小組有權就會議議程採取行動，那麼您應該繼續，否則絕對沒有必要浪費時間，因為討論不會產生任何結果。當您無法對會議中討論的任何內容採取行動時，整個議程將毫無意義。
- 或者，只有團隊的關鍵成員和決策者可以參加會議。這將節省其他參與者的時間，他們可以在其他地方提高工作效率。但如果無論如何，連他們都不能貢獻任何有價值的意見，那麼開這個會議就是徒勞無功的。
- 會議之前是否要求參與者做一些準備工作？如果是，那麼他們必須做好這項工作的準備，以節省所花費的時間。
- 會議有明確的議程和預期成果嗎？如果沒有，那麼重要的是要製定一個明確的計劃，說明您期望從會議中獲得什麼成果以及如何做到這一點。
- 下一個考慮點是，在可用的時間和資源下，建議的結果是否可行？
- 如果這是不可能的，您應該改變您的目標，或者在可以結束討論時重新安排會議。
- 如果有足夠的時間討論您手頭上的所有事情，您應該有一位強有力的協調者在場。
- 如果您不這樣做，您需要找到一個人，他可以引導會議朝著預期目標前進，而不會冒犯參與者並從他們那裡獲得積極的投入。
- 一旦所有這些都準備就緒，你們就可以召開會議了。
這些提示可以幫助您節省時間，避免召開不必要的會議，這不僅浪費您的寶貴時間，而且還會降低公司的生產力。
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